A aprovação da Reforma Tributária, com a criação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto Seletivo, foi extremamente celebrada por representar o início de uma transformação histórica no sistema tributário brasileiro. De fato, as mudanças prometem simplificar e desburocratizar processos. No entanto, não podemos esquecer que o cenário transitório esconde um desafio financeiro robusto às empresas: o custo da readequação. 

Essa despesa vai além do que se arrecada ou se paga de impostos, englobando  na verdade, todo o esforço necessário para ajustar sistemas, revisar processos internos e capacitar equipes para operar em conformidade com o novo regramento. Até porque, além da mudança das alíquotas e das regras, existe a necessidade premente de reestruturar operações inteiras.

Isso é, ERPs precisarão ser atualizados de forma detalhada, o compliance fiscal terá que ser revisado minuciosamente e os profissionais envolvidos, do TI ao jurídico, precisarão passar por um novo ciclo de treinamentos. 

Tudo isso se traduz em investimento. Estimativas da Confederação Nacional da Indústria (CNI) apontam que os custos de transição podem consumir de 0,3% a 1% do faturamento anual das empresas nesses primeiros anos. Não se trata, portanto, de um valor trivial, especialmente para empresas de médio e grande porte, onde os ajustes tendem a ser bem mais complexos. 

Sendo assim, operações de todos os portes precisarão investir em consultorias especializadas, contratação de mão de obra temporária, reforço das equipes de TI e revisões profundas em sistemas legados. E vale destacar que quanto mais as empresas demorarem para se atualizar, maiores serão os gastos, sejam com os próprios processos de adequação, que devem encarecer conforme a demanda, como também custos com multas e penalidades fiscais caso a companhia não esteja em conformidade até o final do período de transição.

Além disso, os custos indiretos também se acumulam, incluindo: treinamentos, testes de conformidade e eventuais paradas para ajustes nos sistemas, o que impacta a produtividade e a operação.

Outro ponto sensível é o impacto no fluxo de caixa, especialmente com a introdução do mecanismo de split payment. Com esse novo modelo, parte dos tributos devidos em uma operação será recolhida diretamente pelo sistema, sem transitar pelo caixa da empresa. Isso significa que, na prática, o valor líquido recebido em cada venda será menor, já que os impostos não circularão mais integralmente dentro da companhia.

Essa mudança compromete o capital de giro e exige uma reestruturação do planejamento financeiro. Empresas que utilizavam esse valor para cobrir despesas operacionais, pagar fornecedores ou financiar suas operações sentirão o efeito imediato da redução na entrada de recursos, o que pode gerar desequilíbrios, especialmente nos primeiros meses de adaptação.

Dessa forma, o verdadeiro risco para as empresas não está, necessariamente, no desconhecimento das novas regras, mas sim na lentidão em se adequar de forma estratégica. As penalidades para quem não se planejar e adaptar em tempo hábil são perigosas e se intensificam, partindo desde a perda dos créditos, passando por problemas na emissão de documentos fiscais, falhas de compliance, chegando até a sanções legais. Em um cenário onde 70% das empresas nacionais, segundo levantamento do IBEF-SP, sequer iniciaram ou estão nos estágios iniciais de preparação, o alerta precisa ser ligado.

Neste contexto, as soluções de inteligência fiscal surgem como aliadas essenciais. Ferramentas que operam em larga escala, mas que permitem ajustes personalizados conforme a realidade de cada empresa, são capazes de automatizar o cálculo dos tributos, simular cenários e mapear rapidamente as mudanças na legislação. Elas, então, têm a chance de transformar desafio em oportunidade, permitindo que empresas se adaptem com menores índices de retrabalho, custos operacionais e risco jurídico. 

Mais do que isso, a inteligência fiscal também tem o mérito de proporcionar maior previsibilidade financeira. Ao permitir a aplicação automática as novas alíquotas e regras específicas por produto, operação ou localidade, as soluções evitam erros manuais. Além disso, as soluções garantem a atualização constante das bases de dados tributárias, algo crucial em um período de transição em que novas normas e exceções devem surgir com frequência.

Apesar dos desafios atrelados, a Reforma Tributária precisa ser vista como uma oportunidade de modernização dos processos fiscais e operacionais das empresas. Portanto, mais do que um custo, investir em inteligência fiscal deve ser tratado como uma estratégia para quem deseja superar o período transitório com segurança e eficiência. Aqueles que postergarem essa decisão correm o risco de sofrer com custos maiores de adaptação no futuro, além de perdas de mercado frente a concorrentes mais ágeis e eficientes. Ainda mais no cenário em que tempo, de fato, é dinheiro.

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Thais Borges é diretora comercial e de marketing da Systax, empresa que desenvolve soluções tecnológicas voltadas para o mercado tributário.